In vielen Webhosting-Paketen ist bereits ein gewisser Speicherplatz für E-Mails vorgesehen, der sogenannten Mailspace. Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden dezentral im Internet gespeichert und können jederzeit von jedem Ort der Welt aus abgerufen werden. Praktisch ist es auch, die passende personalisierte E-Mail-Adresse zur eigenen Domain zu nutzen. Wenn Ihre Webseite beispielsweise www.unternehmen-mueller.de heißt, könnte eine der E-Mail-Adressen info@unternehmen.mueller.de lauten.
Die meisten Anbieter nutzen die E-Mail-Übertragungsprotokolle POP3 und IMAP. Wer IMAP nutzt, speichert alle seine E-Mails auf dem Server und man kann zusätzlich über ein E-Mailprogramm auf dem Smartphone oder dem eigenen PC auf die E-Mails zugreifen. Mit IMAP sind die E-Mails auf dem Server und den eigenen Geräten immer auf dem gleichen Stand. Wenn eine E-Mail auf dem Computer gelöscht wird, wird sie auch auf dem Smartphone oder einem anderen Gerät gelöscht.
Wenn man sich für POP3 als E-Mail-Übertragungsprotokoll entscheidet, werden alle E-Mails auf das E-Mailprogramm auf dem eigenen Computer übertragen und damit auf dem Server gelöscht. Man hat dann nur noch über den eigenen Rechner Zugriff auf die E-Mails.
Auch wenn viele Anbieter den Zugriff auf die E-Mails über Webmail anbieten, nutzen weiterhin viele User E-Mailprogramme wie Outlook oder Thunderbird zum Schreiben, Lesen und Verwalten ihrer E-Mails. Outlook ist ein Angebot von Microsoft, dass oft direkt zusammen mit dem Office-Paket von Microsoft erworben wird. Thunderbird dagegen ist eine Anwendung von Mozilla, die frei und kostenlos online heruntergeladen werden kann. Mittlerweile hat sich Thunderbird neben Outlook zum beliebtesten E-Mailprogramm entwickelt. Oft ist es einfach eine Frage der Gewohnheit oder des persönlichen Geschmacks, für welches Programm man sich entscheidet.